Fechei um caso parcelado e paguei o lab à vista: quando ele para de custar dinheiro?
Valor do caso, custo do lab à vista, entrada e número de parcelas. Veja o vale de caixa, o mês de breakeven e a entrada mínima para não furar o caixa.
Por que um caso de alto ticket "lucrativo" pode afundar o caixa por meses
Quem trabalha com implante, protocolo, lente ou ortodontia conhece o descasamento: o laboratório, o componente e o pilar você paga à vista, no início do tratamento. O paciente, esse paga parcelado, em seis, dez, doze vezes. No papel o caso dá margem boa. No caixa, ele começa no negativo e fica meses no vermelho antes de virar. É o motivo de uma agenda cheia de caso grande conviver com aperto de caixa no fim do mês.
Esta calculadora simula o caixa de um único caso, mês a mês. Você informa o valor do tratamento, quanto o laboratório custa à vista, a entrada que você pede e em quantas vezes parcela o resto. Ela devolve quatro respostas práticas: o pior vale de caixa (quanto o caso te deixa no negativo e em que mês), o mês de breakeven (quando o acumulado volta a ser positivo), a margem final do caso e, principalmente, a entrada mínima para o caso nunca furar o seu caixa.
Como a conta é montada
No mês do fechamento (mês 0) entra a entrada e sai o custo de laboratório pago à vista. Do mês 1 em diante entram as parcelas iguais do saldo restante, e saem os custos recorrentes, se houver (manutenção mensal de ortodontia, fases de um protocolo). O caixa acumulado é a soma de tudo que entrou menos tudo que saiu até cada mês. O vale é o pior ponto dessa curva, normalmente logo no início, quando o laboratório já saiu e quase nenhuma parcela entrou. A entrada mínima é calculada por simulação: o sistema testa o caso sem entrada, acha o maior déficit acumulado e devolve o valor de entrada que zera esse buraco. Na maioria dos casos esse valor bate com o custo do laboratório, mas quando há custo recorrente alto o pior ponto pode acontecer mais adiante, e a calculadora pega isso.
A decisão que ela muda: a entrada que você pede
A entrada não é só sinal de compromisso do paciente, é a peça que protege o seu caixa. Se você pede dez por cento de entrada num caso onde o laboratório custa vinte por cento do valor à vista, cada caso fechado abre um buraco de caixa que só fecha lá na frente. Saber a entrada mínima por tipo de caso é o que permite montar uma política de parcelamento que não estrangula o caixa sem precisar recusar o paciente. É a diferença entre crescer com caso grande e quebrar de caixa vendendo caso grande.
O que esta ferramenta não promete
Ela modela um caso isolado, não a clínica inteira. Na operação real você fecha vários casos ao mesmo tempo, e as entradas de uns ajudam a cobrir o vale de outros, o que dilui o aperto. Para a visão da clínica-mês inteira, com vendas crescendo e despesa fixa, use a calculadora de fluxo de caixa projetado. A conta aqui também assume parcelas em dia: inadimplência piora o vale e merece provisão à parte. E não entra juro de antecipação nem taxa de maquininha, que afetam quando o dinheiro cai e quanto sobra. O propósito é dar, em trinta segundos e com os números que você tem na mão, a decisão de entrada por caso.
Como usar
- Coloque o valor total do tratamento (o ticket do caso) e quanto o laboratório ou componente custa, pago à vista no início.
- Ajuste a entrada (percentual do valor pago no fechamento) e o número de parcelas em que o saldo é dividido.
- Se for ortodontia ou protocolo em fases, informe o custo recorrente mensal e por quantos meses ele acontece. Senão, deixe em branco.
- Leia os quatro cartões: o pior caixa do caso e em que mês, o mês de breakeven, a entrada mínima para não furar o caixa e a margem final.
- Use a entrada mínima como piso da sua política de parcelamento por tipo de caso, e teste cenários até o pior caixa parar de ficar negativo.
Perguntas frequentes
Por que um caso parcelado começa no negativo se ele dá lucro?
Porque o custo de laboratório e componente sai à vista no início, mas o pagamento do paciente entra diluído nas parcelas. No mês do fechamento já saiu o laboratório e mal entrou a primeira parcela, então o caixa do caso fica negativo e só volta ao positivo depois de algumas parcelas. O lucro existe, mas chega parcelado.
O que é a entrada mínima que a calculadora mostra?
É a menor entrada (em reais e em percentual) para o caixa acumulado do caso nunca ficar negativo em nenhum mês. Na maioria dos casos ela cobre o custo de laboratório pago à vista. Quando há custo recorrente alto, o pior ponto pode vir mais adiante, e a calculadora simula mês a mês para achar o valor certo.
Essa é a conta do caixa da clínica inteira?
Não. Aqui é o caixa de um único caso, isolado. Na clínica real você fecha vários casos ao mesmo tempo e as entradas de uns cobrem o vale de outros, o que dilui o aperto. Para a visão da clínica-mês inteira, com vendas e despesa fixa, use a calculadora de fluxo de caixa projetado.
A calculadora considera juros e a taxa da maquininha?
Não. Ela modela o caixa bruto do caso a partir dos seus números. Antecipar recebível faz o vale sumir, mas a taxa de antecipação come a margem. A taxa da maquininha também reduz o que de fato entra. Os dois afetam quando o dinheiro cai e quanto sobra, e devem ser olhados à parte.
E se o paciente atrasar as parcelas?
A conta assume parcelas recebidas em dia. Inadimplência piora o vale e empurra o breakeven para frente, porque o dinheiro que deveria cobrir o buraco não chega. Por isso vale provisionar inadimplência no parcelado próprio à parte e tratar a entrada mínima como piso, não como número justo.
Como uso isso para definir a entrada que peço aos pacientes?
Rode a calculadora por tipo de caso (implante, protocolo, ortodontia) com o seu valor e custo de laboratório reais. A entrada mínima de cada um vira o piso da sua política de parcelamento: abaixo dela o caso fura o caixa, acima dela o caso se sustenta sozinho desde o fechamento. Assim você parcela sem estrangular o caixa e sem recusar o paciente.
