Custos e ROI

O dinheiro do tratamento que o paciente já pagou e você ainda não executou é lucro ou dívida?

É dívida, e ela tem nome técnico: passivo de contrato. Enquanto o procedimento não acontece, o valor recebido é obrigação de entregar, não resultado do mês. Veja como separar caixa recebido de receita reconhecida, quanto ainda vai virar custo, o que fazer com o saldo do paciente que abandona, o que a lei diz sobre reembolso e o indicador semanal que evita distribuir lucro em cima de serviço não executado.

Vinícius Ragazzi
Por Vinícius RagazziAtualizado em 1 de setembro de 2026 · 23 min de leitura
TL;DR

É dívida enquanto o tratamento não acontece. O CPC 47 classifica o valor recebido antes da entrega como passivo de contrato, e a receita só nasce quando você executa o procedimento. O caixa entrou; o resultado, ainda não.

Pontos-chave
  • O nome técnico é passivo de contrato. Pelo [CPC 47, item 106](https://www.cpc.org.br/Arquivos/Documentos/527_CPC_47_Rev%2021.pdf), se o cliente pagar a contraprestação antes que a entidade transfira o serviço, a entidade deve apresentar o contrato como passivo de contrato quando o pagamento for efetuado ou for devido, o que ocorrer antes. Passivo de contrato é a obrigação de transferir o serviço ao cliente, não receita.
  • Nem o dinheiro do paciente que some vira lucro na hora. O [CPC 47, item B46](https://www.cpc.org.br/Arquivos/Documentos/527_CPC_47_Rev%2021.pdf) trata direitos não exercidos como quebra: se a entidade não espera ter direito ao valor por quebra, ela deve reconhecer esse valor como receita quando a probabilidade de o cliente exercer seus direitos restantes tornar-se remota.
  • No Simples Nacional, a base do imposto acompanha o serviço, não o extrato. A [Lei Complementar 123/2006](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm), que rege o regime, define receita bruta como o preço dos serviços prestados (art. 3º, §1º) e manda a alíquota incidir sobre a receita bruta auferida no mês, podendo incidir sobre a receita recebida no mês por opção do contribuinte, opção irretratável para todo o ano-calendário (art. 18, §3º). Em outros regimes, a regra é outra: confirme o seu com a contabilidade.

Faz parte do guia: Quanto custa e qual o retorno do marketing para clínica odontológica?

Nesta página
  1. TL;DR
  2. Pontos-chave
  3. A resposta direta: é passivo de contrato, não é lucro
  4. Por que o saldo do banco não é lucro: caixa recebido x receita reconhecida
  5. Regime de caixa e regime de competência: qual leitura mostra o resultado real
  6. Quanto do valor recebido ainda vai virar custo
  7. Tratamento de execução longa: orto, implante em fases e prótese
  8. Desconto à vista: o preço que você paga para antecipar o caixa
  9. Antecipação de recebíveis: o outro jeito de comprar caixa adiantado
  10. Convênio e particular: dois ritmos de entrada sobre a mesma obrigação
  11. O paciente que abandona no meio: o saldo não executado não vira seu automaticamente
  12. Desistência e reembolso: o que o Código de Defesa do Consumidor pesa nessa conta
  13. Tributação: a base é o preço dos serviços prestados, não o dinheiro que entrou
  14. Pró-labore e distribuição de lucro em cima de passivo
  15. Comissão do dentista e da CRC: paga na venda ou na execução
  16. Segregação do caixa: conta separada, reserva de execução e política escrita
  17. O indicador que faltava: saldo de tratamento não executado e meses de cobertura
  18. A agenda é o que baixa o passivo: comparecimento e no-show
  19. Como registrar isso no software de gestão sem trocar de sistema
  20. Auditoria mensal: conciliar vendido, executado e saldo em aberto
  21. Sinais de alerta: faturamento crescendo e caixa sumindo
  22. Custo de capital de giro: quando você gasta o passivo e depois precisa de crédito
  23. O efeito no DRE, no fluxo projetado e no valor de venda da clínica
  24. Seu próximo passo
  25. Perguntas frequentes

"O dinheiro do tratamento que o paciente já pagou e eu ainda não executei é lucro ou é dívida?"

É dívida. E enquanto você ler esse saldo como lucro, sua clínica vai parecer mais rentável do que é.

O extrato mostra o dinheiro que entrou. Ele não mostra o trabalho que você ainda deve.

Quando o paciente paga o protocolo à vista em janeiro e a cirurgia acontece em março, o caixa de janeiro carrega uma obrigação inteira: cadeira, protético, material, folha e o tempo do dentista, tudo isso ainda vai sair do seu bolso.

Esse é o erro que aperta clínica em crescimento. O faturamento sobe, o caixa aparece, os sócios distribuem, e três meses depois falta dinheiro para executar o que já foi vendido.

Neste guia você vai ver:

  • O nome técnico do dinheiro recebido antes da entrega e o que a norma manda fazer com ele
  • Como separar caixa recebido de receita reconhecida sem trocar de contabilidade
  • Quanto do valor recebido ainda vai virar custo, e quando
  • O que fazer com o saldo do paciente que abandona o tratamento no meio
  • O indicador semanal que evita distribuir lucro em cima de obrigação

A resposta direta: é passivo de contrato, não é lucro

O dinheiro recebido antes da execução tem nome, e não é "faturamento adiantado".

Pelo CPC 47, item 106, pronunciamento do Comitê de Pronunciamentos Contábeis sobre receita de contrato com cliente, se o cliente pagar a contraprestação antes que a entidade transfira o serviço, a entidade deve apresentar o contrato como passivo de contrato quando o pagamento for efetuado ou for devido, o que ocorrer antes.

O Apêndice A do mesmo pronunciamento define o termo sem rodeio: passivo de contrato é a obrigação da entidade de transferir bens ou serviços ao cliente, em relação aos quais a entidade recebeu a contraprestação do cliente.

O item B44 é ainda mais literal sobre o seu caso: ao receber pré-pagamento de cliente, a entidade deve reconhecer um passivo de contrato no valor do pré-pagamento, e deve baixar esse passivo (reconhecendo a receita) quando transferir esses serviços e satisfazer a sua obrigação de performance.

Traduzindo para a sua clínica: o paciente pagou o protocolo, você recebeu caixa e assumiu uma dívida de serviço.

Uma ressalva honesta: o CPC 47 é a norma contábil de reconhecimento de receita, e a sua clínica provavelmente não publica demonstração auditada. Isso não muda a lógica. O conceito existe porque separa o dinheiro que é seu do dinheiro que ainda é obrigação, e é exatamente essa separação que protege o seu caixa.

Lembre: caixa não é resultado. Um é o dinheiro que está na conta hoje; o outro é o que sobrou depois de entregar o que você prometeu.

Por que o saldo do banco não é lucro: caixa recebido x receita reconhecida

O CPC 47, item 31 fecha a porta: a entidade deve reconhecer receitas quando (ou à medida que) satisfizer à obrigação de performance ao transferir o serviço prometido ao cliente.

Ou seja: a receita nasce da execução, não do depósito.

Veja como o mesmo contrato se comporta em três lugares diferentes ao longo do tempo:

Evento Efeito no caixa Efeito no resultado O que fica registrado
Paciente paga o tratamento à vista Entra o valor cheio Nenhum Passivo de contrato pelo valor recebido
Primeira etapa executada Nenhum Reconhece a parte executada Passivo cai na mesma medida
Tratamento concluído Nenhum Reconhece o restante Passivo zera
Paciente desiste e você restitui Sai o valor restituído Nenhum Passivo zera pela restituição

Repare no que essa tabela mostra: existe um mês em que entra dinheiro e não entra resultado, e existem meses em que entra resultado e não entra dinheiro nenhum.

Quem lê a clínica só pelo extrato inverte a leitura nos dois momentos.

Regime de caixa e regime de competência: qual leitura mostra o resultado real

Aqui está a origem prática da confusão. O regime de caixa registra quando o dinheiro entra ou sai. O regime de competência registra quando o fato acontece, independentemente do dinheiro.

Nenhum dos dois está errado. Eles respondem perguntas diferentes:

  1. Regime de caixa responde: eu tenho dinheiro para pagar as contas desta semana?
  2. Regime de competência responde: o que eu vendi neste mês deu lucro depois de todos os custos de entregar?

O erro clássico não é escolher um. É usar o regime de caixa para responder a segunda pergunta.

Clínica que fecha o mês pelo extrato e distribui o que sobrou está tratando obrigação futura como sobra. Veja a comparação completa em regime de caixa ou de competência para enxergar o lucro real.

Na prática, use os dois: o caixa para operar a semana, a competência para decidir preço, comissão e distribuição.

Quanto do valor recebido ainda vai virar custo

O passivo não é só uma linha contábil. Ele é uma promessa de gastar.

Quando você recebe o valor de um tratamento não executado, quase todo o custo de entrega ainda está no futuro:

  • Cadeira e tempo clínico: hora de dentista, auxiliar e sala, que só acontecem na execução.
  • Laboratório e protético: a fatura chega depois da moldagem, não na assinatura do contrato.
  • Material e insumo: implante, biomaterial, alinhador, resina, tudo comprado na hora de usar.
  • Folha e encargos: a equipe que vai executar já está contratada e continua rodando.
  • Retrabalho e garantia: ajuste, reintervenção e manutenção previstos no combinado.

Uma parte do custo, porém, já saiu bem antes do contrato existir: a captação daquele paciente.

Segundo dados internos da Odonto Results (2026), o lead de clínica odontológica custa de R$12 a R$14 no Meta Ads. Base: cerca de 94,6 mil leads, 36 meses. Janela: agosto de 2023 a agosto de 2026.

Esse custo é passado e já foi absorvido. O que ainda vai machucar o caixa é o custo de executar, e ele anda junto com a agenda, não com a venda.

Tratamento de execução longa: orto, implante em fases e prótese

Nem todo tratamento carrega o mesmo risco de acumular saldo. Quanto mais longo o intervalo entre o pagamento e a entrega, maior o passivo parado no seu caixa.

O CPC 47, item 35 prevê exatamente esse caso: a entidade transfere o controle do serviço ao longo do tempo, e portanto reconhece receitas ao longo do tempo, se um de três critérios for atendido, entre eles o cliente receber e consumir simultaneamente os benefícios gerados pelo desempenho à medida que a entidade executa.

Traduzindo para a agenda:

Tipo de tratamento Como o paciente costuma pagar O que baixa o passivo Risco de acumular saldo
Ortodontia (fixo ou alinhador) Entrada mais mensalidades Cada manutenção ou troca executada Alto: o contrato atravessa muitos meses
Implante em fases Entrada na cirurgia, saldo na prótese Cirurgia, fase de cicatrização, prótese instalada Alto: o intervalo de osseointegração segura a entrega
Prótese e reabilitação Parcelas amarradas às etapas Cada etapa entregue e aprovada Médio
Clareamento e dentística À vista ou poucas parcelas Sessão executada Baixo
Pacote fechado de vários itens À vista com desconto Cada item do pacote entregue Alto: sobram itens que o paciente nunca marca

O pacote fechado merece atenção redobrada. Ele antecipa caixa e cria vários pedaços de obrigação que só somem quando o paciente comparece item por item. Antes de montar o próximo, liste quanta obrigação cada item do combo cria e por quanto tempo ela fica em aberto.

Desconto à vista: o preço que você paga para antecipar o caixa

Todo desconto à vista é uma compra de liquidez. Você troca margem por dinheiro hoje.

O problema é que a conta costuma ser feita ao contrário. O dono compara o desconto com o custo do cartão ou com a taxa do banco e conclui que "ficou barato".

Só que o desconto sai da margem do tratamento, e a margem é justamente o que vai bancar a execução futura.

Exemplo hipotético para fixar a lógica: suponha um caso de reabilitação vendido à vista com desconto. O caixa entra cheio hoje, o custo de protético e material acontece daqui a dois meses, e a margem que sobra para pagar esse custo já foi reduzida na assinatura. Se o desconto for maior que a margem líquida do procedimento, você recebeu adiantado um serviço que vai dar prejuízo na entrega.

Antes de aprovar desconto à vista, faça duas perguntas:

  1. O desconto cabe dentro da margem do procedimento, depois de cadeira, material e laboratório?
  2. Eu preciso desse caixa hoje, ou estou dando desconto por hábito comercial?

Desconto por necessidade de caixa é sintoma. Ele resolve a semana e piora o trimestre.

Antecipação de recebíveis: o outro jeito de comprar caixa adiantado

O desconto à vista tira da margem. A antecipação tira via taxa.

Quando você antecipa recebíveis de cartão ou parcelas do carnê, recebe hoje um dinheiro que já era seu e paga uma taxa por isso. A operação em si não é boa nem ruim: ela é um custo financeiro com uma finalidade.

O que transforma antecipação em problema é usá-la para cobrir a execução de tratamento que já foi pago. Aí você paga taxa para poder entregar um serviço cujo caixa você já recebeu e já gastou.

Esse é o ciclo que aperta clínica lucrativa. Analise a mecânica e o custo real em vale a pena antecipar recebíveis na clínica odontológica.

Nota: antecipação pontual para aproveitar uma compra de insumo com desconto é decisão de negócio. Antecipação recorrente para pagar a folha é aviso de que o passivo de contrato já foi consumido.

Convênio e particular: dois ritmos de entrada sobre a mesma obrigação

A mesma clínica opera com duas físicas de caixa diferentes ao mesmo tempo.

Dimensão Particular pago adiantado Convênio
Momento do dinheiro Antes ou durante a execução Depois da execução e da auditoria da operadora
Natureza do saldo Passivo de contrato (você deve serviço) Direito a receber (já entregou, falta receber)
Risco principal Gastar o que ainda precisa executar Glosa, prazo e conferência
Leitura errada frequente Achar que o caixa é resultado Achar que o resultado é caixa

Quem mistura os dois numa conta só nunca sabe o que é sobra.

O particular adiantado engorda o caixa e esconde a obrigação. O convênio esvazia o caixa e esconde o resultado que já foi conquistado. Se a sua clínica atende os dois, mantenha as duas leituras separadas no fechamento: uma conta o que você ainda deve entregar, a outra conta o que você já entregou e ainda vai receber.

O paciente que abandona no meio: o saldo não executado não vira seu automaticamente

Aqui mora o autoengano mais caro.

O paciente pagou a reabilitação completa, fez duas sessões e sumiu. Passa um ano. O dono olha o saldo e conclui: "esse dinheiro é lucro".

A norma discorda. O CPC 47, item B45 reconhece que os clientes podem não exercer todos os seus direitos contratuais, e chama esses direitos não exercidos de quebra.

E o item B46 define o tratamento: se a entidade espera ter direito ao valor por quebra, ela deve reconhecer o valor esperado como receita proporcionalmente ao padrão de direitos exercidos pelo cliente; se a entidade não espera ter direito ao valor por quebra, deve reconhecer esse valor como receita quando a probabilidade de o cliente exercer seus direitos restantes tornar-se remota.

Repare no que isso significa na sua rotina: enquanto o paciente puder voltar e cobrar a entrega, o dinheiro continua sendo obrigação.

E ele volta. Paciente que sumiu por seis meses e reaparece querendo terminar o protocolo é situação comum em clínica de alto ticket. Se o dinheiro dele já foi distribuído, a execução vira custo puro.

A defesa aqui é operacional, não contábil: reduzir abandono. Veja por que o paciente abandona no meio do tratamento e como reduzir isso.

Desistência e reembolso: o que o Código de Defesa do Consumidor pesa nessa conta

Além da norma contábil, existe a régua legal, e ela também empurra na mesma direção.

O Código de Defesa do Consumidor, art. 51, inciso II declara nulas de pleno direito as cláusulas contratuais relativas ao fornecimento de produtos e serviços que subtraiam ao consumidor a opção de reembolso da quantia já paga, nos casos previstos no código.

O mesmo artigo, no inciso IV, considera nulas as cláusulas que estabeleçam obrigações iníquas, abusivas, que coloquem o consumidor em desvantagem exagerada ou sejam incompatíveis com a boa-fé ou a equidade.

Duas consequências práticas para o seu contrato de tratamento:

  1. Cláusula de perda total do valor pago em caso de desistência é terreno frágil. Contar com ela no planejamento financeiro é contar com um dinheiro que pode ser devolvido.
  2. Retenção do que já foi executado é conversa diferente de retenção do que não foi. O valor das sessões realizadas tem lastro; o saldo do que não aconteceu, não.

Não trate isto como parecer jurídico. Trate como sinalização de risco: leve o seu contrato de tratamento para o advogado da clínica revisar com o art. 51 em mãos, antes de precisar dele.

Tributação: a base é o preço dos serviços prestados, não o dinheiro que entrou

Muita clínica projeta imposto olhando o extrato. A norma do regime descreve outra coisa.

O recorte desta seção é o Simples Nacional, regime de boa parte das clínicas: a lei abaixo é a que rege esse regime, e Lucro Presumido e Lucro Real têm normas próprias. Antes de aplicar qualquer coisa daqui, confirme com a contabilidade em qual regime a sua clínica está.

A Lei Complementar 123/2006, art. 3º, §1º, que institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte e rege o Simples Nacional, define receita bruta como o produto da venda de bens e serviços nas operações de conta própria, o preço dos serviços prestados, o resultado nas operações em conta alheia e as demais receitas da atividade ou objeto principal, não incluídas as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos.

E o art. 18, §3º da mesma lei, que trata do valor devido mensalmente pela empresa optante pelo Simples Nacional, determina que sobre a receita bruta auferida no mês incidirá a alíquota efetiva, podendo tal incidência se dar, por opção do contribuinte e na forma regulamentada pelo Comitê Gestor, sobre a receita recebida no mês, sendo essa opção irretratável para todo o ano-calendário.

Três coisas que isso muda na sua mesa:

  1. No Simples Nacional, a base padrão acompanha o serviço prestado. Não é o depósito que define o mês, salvo se a empresa tiver feito a opção prevista na lei.
  2. A opção é anual e irretratável. Não dá para alternar conforme o mês fica bom ou ruim.
  3. Você precisa saber qual regime a sua clínica usa hoje. Essa é a primeira pergunta para a contabilidade, e ela muda a projeção de imposto de todo tratamento vendido adiantado.

Enquanto isso não estiver claro, provisione. Guardar imposto sobre o que entrou é conservador e barato; descobrir a diferença no fechamento do ano é caro.

Pró-labore e distribuição de lucro em cima de passivo

Esta é a consequência que dói no bolso do sócio.

Se a distribuição é calculada sobre o dinheiro que entrou, e parte desse dinheiro é obrigação de executar, os sócios estão retirando hoje o caixa que vai pagar o custo de amanhã.

O sintoma aparece com atraso, e é sempre o mesmo: a agenda de execução enche, o custo de protético e material dispara, e a clínica que "estava lucrando" precisa tomar crédito para entregar o que já vendeu.

A correção é simples de enunciar e exige disciplina para manter:

  • Calcule a base de distribuição sobre o executado no período, não sobre o recebido.
  • Trate o passivo de contrato como intocável na hora de definir a retirada.
  • Deixe o pró-labore fixo e previsível, para que ele não oscile com o caixa que entra adiantado.

Se a discussão na sua sociedade é entre retirar e reinvestir, resolva antes qual é a base correta. Discutir percentual em cima de uma base errada só divide o erro entre os sócios.

Comissão do dentista e da CRC: paga na venda ou na execução

Se a comissão sai na assinatura do contrato, você transformou um passivo em despesa antes de ter receita.

Pensa assim: o paciente paga, o valor inteiro é obrigação de serviço, e você já retirou dali a comissão da CRC e o repasse do dentista. Se o paciente desistir e pedir restituição, o caixa devolve o valor cheio, mas a comissão já saiu.

As três políticas possíveis, com o efeito de cada uma:

  1. Comissão na venda: motiva o fechamento, mas antecipa despesa contra receita que ainda não existe e aumenta o prejuízo em caso de desistência.
  2. Comissão na execução: alinha despesa e receita no mesmo período, protege o caixa e desagrada quem vende, porque atrasa o pagamento.
  3. Comissão mista: parte no fechamento, parte na conclusão das etapas. Costuma ser o desenho que sustenta os dois lados.

O critério não é ideológico, é de sincronia: despesa deve acontecer no mesmo momento da receita que ela ajudou a gerar. Aprofunde em comissão sobre orçamento fechado ou sobre valor recebido.

Segregação do caixa: conta separada, reserva de execução e política escrita

Conceito não segura dinheiro. Conta separada segura.

A política mínima que funciona tem três camadas:

  1. Conta de execução. Ao receber um tratamento adiantado, transfira para uma conta separada o percentual que corresponde ao custo direto estimado de executar (cadeira, protético, material). Esse dinheiro não entra na conta de movimento.
  2. Reserva de restituição. Uma fração do saldo não executado fica reservada para devolução e cancelamento. O tamanho vem do histórico da sua própria clínica, não de uma regra genérica.
  3. Regra de saque escrita. Defina, por escrito e antes da tentação, que a conta de execução só é movimentada quando o procedimento acontece.

Dica: a transferência precisa acontecer no mesmo dia do recebimento, de forma automática se o banco permitir. Regra que depende de decisão semanal não sobrevive a um mês apertado.

O indicador que faltava: saldo de tratamento não executado e meses de cobertura

Você não controla o que não mede. E esse número quase nunca está no painel da clínica.

O saldo de tratamento não executado é a diferença, por paciente e no consolidado, entre o valor já recebido e o valor já executado. Não é termo da norma contábil: é o apelido gerencial do passivo de contrato, no formato que cabe na sua reunião de segunda.

A conta é direta:

Saldo não executado = valor recebido acumulado menos valor executado acumulado

E o segundo número, que é o que decide:

Meses de cobertura = caixa livre dividido pelo custo mensal estimado de executar o saldo em aberto

Exemplo hipotético: digamos que a sua clínica tenha um saldo não executado de R$ 300 mil e que executar tudo isso consuma R$ 50 mil por mês em cadeira, protético e material. Você precisa de seis meses de custo de execução guardados ou entrando, ou a agenda vai encontrar um caixa que não existe.

Acompanhe as duas linhas por mês:

  • Saldo não executado subindo mais rápido que o executado: você está vendendo mais do que entrega.
  • Saldo não executado caindo com faturamento estável: a agenda está limpando o passivo, e o resultado está virando real.

A agenda é o que baixa o passivo: comparecimento e no-show

Nenhum lançamento contábil transforma o passivo em receita. Só uma coisa faz isso: o paciente comparece e o procedimento acontece.

É por isso que buraco na agenda não é só sala vazia. É passivo que não desce.

Vale olhar o que acontece antes, na porta de entrada. Segundo dados internos da Odonto Results, no funil completo (IA, equipe e telefone) 20% a 40% dos leads viram agendamento e 20% a 50% dos agendados comparecem. É uma faixa da operação, não uma medição de recorte datado.

Um cuidado de escopo, porque a diferença importa: esse recorte descreve o funil de captação, ou seja, a avaliação agendada a partir do anúncio. Ele não mede o comparecimento do paciente que já pagou e está em tratamento, que é outra população e outro gatilho.

O que ele mostra e serve para o seu caso é o princípio: agendamento marcado e paciente na cadeira não são o mesmo número em lugar nenhum do funil. Quem planeja execução assumindo comparecimento integral vai errar a projeção de custo e de receita ao mesmo tempo.

Na prática, três alavancas baixam o passivo mais rápido:

  1. Agendar a próxima etapa antes de o paciente sair da clínica, em vez de "a gente te liga".
  2. Confirmar em mais de um canal, com lembrete próximo da data.
  3. Ter fila de encaixe pronta para ocupar a cadeira quando alguém falta, protegendo o custo fixo do dia.

Como registrar isso no software de gestão sem trocar de sistema

A boa notícia: você não precisa migrar de sistema para enxergar o passivo. Precisa de três campos e de disciplina no lançamento.

  1. Valor contratado por plano de tratamento. O total combinado com o paciente, aprovado e assinado.
  2. Valor recebido. Todo pagamento amarrado ao plano, e não solto no caixa do dia.
  3. Valor executado. Cada procedimento realizado, valorizado pelo preço do próprio plano.

Com esses três, o saldo não executado sai de subtração. Se o seu sistema não tiver o campo, mantenha uma planilha de conciliação mensal com uma linha por plano de tratamento em aberto.

Duas regras de higiene que evitam número sujo:

  • Nunca lance recebimento sem vincular ao plano. Pagamento avulso destrói a conciliação.
  • Feche o procedimento no dia em que ele acontece. Execução lançada com atraso inflaciona o passivo e assusta o sócio sem motivo.

Auditoria mensal: conciliar vendido, executado e saldo em aberto

Uma vez por mês, feche as quatro linhas abaixo. Leva menos tempo do que a reunião que você faz para adivinhar por que o caixa não bate.

Linha do fechamento Onde puxar Pergunta que ela responde
Contratos fechados no mês Relatório de fechamento comercial Quanta obrigação nova entrou
Valor executado no mês Procedimentos lançados no período Quanto virou receita de verdade
Valor recebido no mês Extrato mais relatório da adquirente Quanto de caixa entrou
Saldo não executado acumulado Recebido acumulado menos executado acumulado Quanto você ainda deve entregar
Restituições e cancelamentos Registro de desistência Quanto do passivo saiu sem virar receita

Três checagens rápidas em cima da tabela:

  1. Recebido bem maior que executado por vários meses seguidos indica passivo crescendo.
  2. Executado maior que recebido indica que você está entregando o que já recebeu antes, o que é saudável desde que o caixa acompanhe.
  3. Restituição subindo é alerta de venda mal qualificada, não só de paciente indeciso.

Sinais de alerta: faturamento crescendo e caixa sumindo

Esse par de sintomas quase sempre aponta para o mesmo diagnóstico. Se você reconhecer três ou mais itens da lista, o passivo já está sendo consumido:

  1. O faturamento sobe mês a mês, e o saldo em conta não acompanha.
  2. Você antecipa recebíveis com frequência para fechar a folha.
  3. A conta do laboratório assusta em meses de faturamento fraco.
  4. Existe uma pilha de tratamentos vendidos que "o paciente ainda vai marcar".
  5. A distribuição para os sócios é decidida olhando o extrato.
  6. Ninguém na clínica sabe dizer, de cabeça, quanto de tratamento pago está em aberto.
  7. Campanha de reativação traz de volta paciente antigo, e a agenda de execução engasga.

O item 7 é o mais traiçoeiro. Reativar paciente com saldo em aberto é ótimo para o relacionamento e péssimo para o caixa que já gastou aquele dinheiro.

Custo de capital de giro: quando você gasta o passivo e depois precisa de crédito

A conta final do erro é fácil de somar e desagradável de olhar.

Você recebeu adiantado, usou o dinheiro para custo fixo, distribuição ou expansão, e depois precisou executar. Como o caixa daquele tratamento já foi, entra crédito: antecipação, capital de giro, cheque especial.

Repare no que aconteceu: você pagou juros para entregar um serviço que já tinha sido pago à vista pelo paciente.

O custo financeiro nasceu de uma decisão de leitura, não de uma decisão de investimento. E ele volta todo mês enquanto a política de caixa não mudar, porque o próximo tratamento vendido vai financiar a execução do anterior.

Esse é o desenho que transforma clínica lucrativa em clínica endividada sem nenhum mês ruim de vendas no meio do caminho.

Para sair da esteira, ataque a origem, não a taxa:

  1. Congele a base de distribuição no valor executado, até o saldo em aberto voltar para um nível que você consiga bancar.
  2. Reserve o custo direto de execução no dia do recebimento, para que o próximo contrato não precise financiar o anterior.
  3. Acelere a execução do que está mais antigo em aberto, porque cada procedimento realizado converte obrigação em receita sem custo financeiro nenhum.

O efeito no DRE, no fluxo projetado e no valor de venda da clínica

Três leituras da mesma clínica mudam quando você separa o passivo do resultado.

No DRE. A receita do mês passa a refletir o que foi entregue, e a margem para de oscilar ao sabor da sazonalidade de fechamento. Você finalmente compara mês com mês.

No fluxo de caixa projetado. O saldo não executado vira uma projeção de saída futura, com data. Sem essa linha, a projeção mostra caixa disponível que já tem dono. Monte os próximos 12 meses com uma linha exclusiva para o custo de executar o saldo em aberto.

No valor de venda. Comprador sério faz diligência e encontra o passivo. Tratamento vendido e não executado é obrigação que o novo dono vai ter que entregar sem receber nada por isso, e ele desconta isso do preço.

A clínica que já controla esse saldo chega na negociação com número próprio, em vez de aceitar o desconto que o comprador arbitrar.

Seu próximo passo

  1. Meça o saldo hoje. Levante o valor recebido e o valor executado de cada plano de tratamento em aberto e calcule a diferença. Esse número, sozinho, já muda a próxima decisão de retirada.
  2. Separe o caixa e escreva a regra. Abra a conta de execução, defina o percentual que vai para lá no dia do recebimento e registre por escrito quando ela pode ser movimentada.
  3. Amarre comissão, distribuição e imposto na execução. Reveja a política de comissão, calcule a distribuição sobre o executado e confirme com a contabilidade em qual regime tributário a sua clínica está e qual base ela usa.

Quer transformar venda em paciente na cadeira, com agenda cheia o suficiente para baixar esse passivo no ritmo em que ele entra? Agende uma apresentação.

Perguntas frequentes

O dinheiro do tratamento pago e não executado é lucro ou dívida?

É dívida. Enquanto o procedimento não é executado, aquele valor representa uma obrigação sua de entregar um serviço, e não um resultado conquistado. Ele só vira receita à medida que o tratamento acontece. Ler esse saldo como lucro é o erro que faz a clínica distribuir dinheiro que ainda vai custar cadeira, protético, material e folha.

Como se chama, na contabilidade, o valor recebido antes de executar o tratamento?

Passivo de contrato. Pelo CPC 47, item 106, quando o cliente paga antes de a entidade transferir o serviço, o contrato deve ser apresentado como passivo de contrato no momento em que o pagamento for efetuado ou for devido, o que ocorrer antes. O Apêndice A do mesmo pronunciamento define passivo de contrato como a obrigação da entidade de transferir bens ou serviços ao cliente em relação aos quais já recebeu a contraprestação.

Posso distribuir lucro em cima de tratamento vendido e não executado?

Não sem risco. O valor ainda é obrigação, e a execução dele vai consumir caixa em cadeira, protético, material e folha. Distribuir sobre esse saldo é retirar hoje o dinheiro que paga o custo de amanhã. Calcule a distribuição sobre o executado no período, não sobre o recebido no período, e converse com sua contabilidade sobre a base correta.

O paciente sumiu no meio do tratamento: o saldo que sobrou é meu?

Não automaticamente. O CPC 47 chama isso de quebra (direitos não exercidos) e, no item B46, determina que a entidade que não espera ter direito ao valor por quebra só reconheça esse valor como receita quando a probabilidade de o cliente exercer seus direitos restantes tornar-se remota. Além disso, o Código de Defesa do Consumidor considera nula de pleno direito a cláusula que subtrai ao consumidor a opção de reembolso da quantia já paga, nos casos previstos no código.

Pago imposto sobre o dinheiro que entrou ou sobre o tratamento executado?

Depende do regime tributário da sua empresa, e isso é decisão da contabilidade. Se a clínica é optante pelo Simples Nacional, vale a Lei Complementar 123/2006, que define receita bruta como o preço dos serviços prestados e manda a alíquota incidir sobre a receita bruta auferida no mês, admitindo, por opção do contribuinte, a incidência sobre a receita recebida no mês, opção irretratável para todo o ano-calendário. Lucro Presumido e Lucro Real seguem normas próprias. Confirme em qual regime a sua clínica está antes de projetar imposto.

Preciso trocar de software de gestão para controlar isso?

Não. Dá para controlar com o que você já tem: separe no cadastro o valor contratado, o valor recebido e o valor executado por paciente, e feche o mês somando as três colunas. O saldo não executado é a diferença entre o recebido e o executado. Uma planilha de conciliação mensal resolve enquanto o sistema não tiver o campo nativo.