O dinheiro do tratamento que o paciente já pagou e você ainda não executou é lucro ou dívida?
É dívida, e ela tem nome técnico: passivo de contrato. Enquanto o procedimento não acontece, o valor recebido é obrigação de entregar, não resultado do mês. Veja como separar caixa recebido de receita reconhecida, quanto ainda vai virar custo, o que fazer com o saldo do paciente que abandona, o que a lei diz sobre reembolso e o indicador semanal que evita distribuir lucro em cima de serviço não executado.
É dívida enquanto o tratamento não acontece. O CPC 47 classifica o valor recebido antes da entrega como passivo de contrato, e a receita só nasce quando você executa o procedimento. O caixa entrou; o resultado, ainda não.
- O nome técnico é passivo de contrato. Pelo [CPC 47, item 106](https://www.cpc.org.br/Arquivos/Documentos/527_CPC_47_Rev%2021.pdf), se o cliente pagar a contraprestação antes que a entidade transfira o serviço, a entidade deve apresentar o contrato como passivo de contrato quando o pagamento for efetuado ou for devido, o que ocorrer antes. Passivo de contrato é a obrigação de transferir o serviço ao cliente, não receita.
- Nem o dinheiro do paciente que some vira lucro na hora. O [CPC 47, item B46](https://www.cpc.org.br/Arquivos/Documentos/527_CPC_47_Rev%2021.pdf) trata direitos não exercidos como quebra: se a entidade não espera ter direito ao valor por quebra, ela deve reconhecer esse valor como receita quando a probabilidade de o cliente exercer seus direitos restantes tornar-se remota.
- No Simples Nacional, a base do imposto acompanha o serviço, não o extrato. A [Lei Complementar 123/2006](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm), que rege o regime, define receita bruta como o preço dos serviços prestados (art. 3º, §1º) e manda a alíquota incidir sobre a receita bruta auferida no mês, podendo incidir sobre a receita recebida no mês por opção do contribuinte, opção irretratável para todo o ano-calendário (art. 18, §3º). Em outros regimes, a regra é outra: confirme o seu com a contabilidade.
Faz parte do guia: Quanto custa e qual o retorno do marketing para clínica odontológica?
Nesta página
- TL;DR
- Pontos-chave
- A resposta direta: é passivo de contrato, não é lucro
- Por que o saldo do banco não é lucro: caixa recebido x receita reconhecida
- Regime de caixa e regime de competência: qual leitura mostra o resultado real
- Quanto do valor recebido ainda vai virar custo
- Tratamento de execução longa: orto, implante em fases e prótese
- Desconto à vista: o preço que você paga para antecipar o caixa
- Antecipação de recebíveis: o outro jeito de comprar caixa adiantado
- Convênio e particular: dois ritmos de entrada sobre a mesma obrigação
- O paciente que abandona no meio: o saldo não executado não vira seu automaticamente
- Desistência e reembolso: o que o Código de Defesa do Consumidor pesa nessa conta
- Tributação: a base é o preço dos serviços prestados, não o dinheiro que entrou
- Pró-labore e distribuição de lucro em cima de passivo
- Comissão do dentista e da CRC: paga na venda ou na execução
- Segregação do caixa: conta separada, reserva de execução e política escrita
- O indicador que faltava: saldo de tratamento não executado e meses de cobertura
- A agenda é o que baixa o passivo: comparecimento e no-show
- Como registrar isso no software de gestão sem trocar de sistema
- Auditoria mensal: conciliar vendido, executado e saldo em aberto
- Sinais de alerta: faturamento crescendo e caixa sumindo
- Custo de capital de giro: quando você gasta o passivo e depois precisa de crédito
- O efeito no DRE, no fluxo projetado e no valor de venda da clínica
- Seu próximo passo
- Perguntas frequentes
"O dinheiro do tratamento que o paciente já pagou e eu ainda não executei é lucro ou é dívida?"
É dívida. E enquanto você ler esse saldo como lucro, sua clínica vai parecer mais rentável do que é.
O extrato mostra o dinheiro que entrou. Ele não mostra o trabalho que você ainda deve.
Quando o paciente paga o protocolo à vista em janeiro e a cirurgia acontece em março, o caixa de janeiro carrega uma obrigação inteira: cadeira, protético, material, folha e o tempo do dentista, tudo isso ainda vai sair do seu bolso.
Esse é o erro que aperta clínica em crescimento. O faturamento sobe, o caixa aparece, os sócios distribuem, e três meses depois falta dinheiro para executar o que já foi vendido.
Neste guia você vai ver:
- O nome técnico do dinheiro recebido antes da entrega e o que a norma manda fazer com ele
- Como separar caixa recebido de receita reconhecida sem trocar de contabilidade
- Quanto do valor recebido ainda vai virar custo, e quando
- O que fazer com o saldo do paciente que abandona o tratamento no meio
- O indicador semanal que evita distribuir lucro em cima de obrigação
A resposta direta: é passivo de contrato, não é lucro
O dinheiro recebido antes da execução tem nome, e não é "faturamento adiantado".
Pelo CPC 47, item 106, pronunciamento do Comitê de Pronunciamentos Contábeis sobre receita de contrato com cliente, se o cliente pagar a contraprestação antes que a entidade transfira o serviço, a entidade deve apresentar o contrato como passivo de contrato quando o pagamento for efetuado ou for devido, o que ocorrer antes.
O Apêndice A do mesmo pronunciamento define o termo sem rodeio: passivo de contrato é a obrigação da entidade de transferir bens ou serviços ao cliente, em relação aos quais a entidade recebeu a contraprestação do cliente.
O item B44 é ainda mais literal sobre o seu caso: ao receber pré-pagamento de cliente, a entidade deve reconhecer um passivo de contrato no valor do pré-pagamento, e deve baixar esse passivo (reconhecendo a receita) quando transferir esses serviços e satisfazer a sua obrigação de performance.
Traduzindo para a sua clínica: o paciente pagou o protocolo, você recebeu caixa e assumiu uma dívida de serviço.
Uma ressalva honesta: o CPC 47 é a norma contábil de reconhecimento de receita, e a sua clínica provavelmente não publica demonstração auditada. Isso não muda a lógica. O conceito existe porque separa o dinheiro que é seu do dinheiro que ainda é obrigação, e é exatamente essa separação que protege o seu caixa.
Lembre: caixa não é resultado. Um é o dinheiro que está na conta hoje; o outro é o que sobrou depois de entregar o que você prometeu.
Por que o saldo do banco não é lucro: caixa recebido x receita reconhecida
O CPC 47, item 31 fecha a porta: a entidade deve reconhecer receitas quando (ou à medida que) satisfizer à obrigação de performance ao transferir o serviço prometido ao cliente.
Ou seja: a receita nasce da execução, não do depósito.
Veja como o mesmo contrato se comporta em três lugares diferentes ao longo do tempo:
| Evento | Efeito no caixa | Efeito no resultado | O que fica registrado |
|---|---|---|---|
| Paciente paga o tratamento à vista | Entra o valor cheio | Nenhum | Passivo de contrato pelo valor recebido |
| Primeira etapa executada | Nenhum | Reconhece a parte executada | Passivo cai na mesma medida |
| Tratamento concluído | Nenhum | Reconhece o restante | Passivo zera |
| Paciente desiste e você restitui | Sai o valor restituído | Nenhum | Passivo zera pela restituição |
Repare no que essa tabela mostra: existe um mês em que entra dinheiro e não entra resultado, e existem meses em que entra resultado e não entra dinheiro nenhum.
Quem lê a clínica só pelo extrato inverte a leitura nos dois momentos.
Regime de caixa e regime de competência: qual leitura mostra o resultado real
Aqui está a origem prática da confusão. O regime de caixa registra quando o dinheiro entra ou sai. O regime de competência registra quando o fato acontece, independentemente do dinheiro.
Nenhum dos dois está errado. Eles respondem perguntas diferentes:
- Regime de caixa responde: eu tenho dinheiro para pagar as contas desta semana?
- Regime de competência responde: o que eu vendi neste mês deu lucro depois de todos os custos de entregar?
O erro clássico não é escolher um. É usar o regime de caixa para responder a segunda pergunta.
Clínica que fecha o mês pelo extrato e distribui o que sobrou está tratando obrigação futura como sobra. Veja a comparação completa em regime de caixa ou de competência para enxergar o lucro real.
Na prática, use os dois: o caixa para operar a semana, a competência para decidir preço, comissão e distribuição.
Quanto do valor recebido ainda vai virar custo
O passivo não é só uma linha contábil. Ele é uma promessa de gastar.
Quando você recebe o valor de um tratamento não executado, quase todo o custo de entrega ainda está no futuro:
- Cadeira e tempo clínico: hora de dentista, auxiliar e sala, que só acontecem na execução.
- Laboratório e protético: a fatura chega depois da moldagem, não na assinatura do contrato.
- Material e insumo: implante, biomaterial, alinhador, resina, tudo comprado na hora de usar.
- Folha e encargos: a equipe que vai executar já está contratada e continua rodando.
- Retrabalho e garantia: ajuste, reintervenção e manutenção previstos no combinado.
Uma parte do custo, porém, já saiu bem antes do contrato existir: a captação daquele paciente.
Segundo dados internos da Odonto Results (2026), o lead de clínica odontológica custa de R$12 a R$14 no Meta Ads. Base: cerca de 94,6 mil leads, 36 meses. Janela: agosto de 2023 a agosto de 2026.
Esse custo é passado e já foi absorvido. O que ainda vai machucar o caixa é o custo de executar, e ele anda junto com a agenda, não com a venda.
Tratamento de execução longa: orto, implante em fases e prótese
Nem todo tratamento carrega o mesmo risco de acumular saldo. Quanto mais longo o intervalo entre o pagamento e a entrega, maior o passivo parado no seu caixa.
O CPC 47, item 35 prevê exatamente esse caso: a entidade transfere o controle do serviço ao longo do tempo, e portanto reconhece receitas ao longo do tempo, se um de três critérios for atendido, entre eles o cliente receber e consumir simultaneamente os benefícios gerados pelo desempenho à medida que a entidade executa.
Traduzindo para a agenda:
| Tipo de tratamento | Como o paciente costuma pagar | O que baixa o passivo | Risco de acumular saldo |
|---|---|---|---|
| Ortodontia (fixo ou alinhador) | Entrada mais mensalidades | Cada manutenção ou troca executada | Alto: o contrato atravessa muitos meses |
| Implante em fases | Entrada na cirurgia, saldo na prótese | Cirurgia, fase de cicatrização, prótese instalada | Alto: o intervalo de osseointegração segura a entrega |
| Prótese e reabilitação | Parcelas amarradas às etapas | Cada etapa entregue e aprovada | Médio |
| Clareamento e dentística | À vista ou poucas parcelas | Sessão executada | Baixo |
| Pacote fechado de vários itens | À vista com desconto | Cada item do pacote entregue | Alto: sobram itens que o paciente nunca marca |
O pacote fechado merece atenção redobrada. Ele antecipa caixa e cria vários pedaços de obrigação que só somem quando o paciente comparece item por item. Antes de montar o próximo, liste quanta obrigação cada item do combo cria e por quanto tempo ela fica em aberto.
Desconto à vista: o preço que você paga para antecipar o caixa
Todo desconto à vista é uma compra de liquidez. Você troca margem por dinheiro hoje.
O problema é que a conta costuma ser feita ao contrário. O dono compara o desconto com o custo do cartão ou com a taxa do banco e conclui que "ficou barato".
Só que o desconto sai da margem do tratamento, e a margem é justamente o que vai bancar a execução futura.
Exemplo hipotético para fixar a lógica: suponha um caso de reabilitação vendido à vista com desconto. O caixa entra cheio hoje, o custo de protético e material acontece daqui a dois meses, e a margem que sobra para pagar esse custo já foi reduzida na assinatura. Se o desconto for maior que a margem líquida do procedimento, você recebeu adiantado um serviço que vai dar prejuízo na entrega.
Antes de aprovar desconto à vista, faça duas perguntas:
- O desconto cabe dentro da margem do procedimento, depois de cadeira, material e laboratório?
- Eu preciso desse caixa hoje, ou estou dando desconto por hábito comercial?
Desconto por necessidade de caixa é sintoma. Ele resolve a semana e piora o trimestre.
Antecipação de recebíveis: o outro jeito de comprar caixa adiantado
O desconto à vista tira da margem. A antecipação tira via taxa.
Quando você antecipa recebíveis de cartão ou parcelas do carnê, recebe hoje um dinheiro que já era seu e paga uma taxa por isso. A operação em si não é boa nem ruim: ela é um custo financeiro com uma finalidade.
O que transforma antecipação em problema é usá-la para cobrir a execução de tratamento que já foi pago. Aí você paga taxa para poder entregar um serviço cujo caixa você já recebeu e já gastou.
Esse é o ciclo que aperta clínica lucrativa. Analise a mecânica e o custo real em vale a pena antecipar recebíveis na clínica odontológica.
Nota: antecipação pontual para aproveitar uma compra de insumo com desconto é decisão de negócio. Antecipação recorrente para pagar a folha é aviso de que o passivo de contrato já foi consumido.
Convênio e particular: dois ritmos de entrada sobre a mesma obrigação
A mesma clínica opera com duas físicas de caixa diferentes ao mesmo tempo.
| Dimensão | Particular pago adiantado | Convênio |
|---|---|---|
| Momento do dinheiro | Antes ou durante a execução | Depois da execução e da auditoria da operadora |
| Natureza do saldo | Passivo de contrato (você deve serviço) | Direito a receber (já entregou, falta receber) |
| Risco principal | Gastar o que ainda precisa executar | Glosa, prazo e conferência |
| Leitura errada frequente | Achar que o caixa é resultado | Achar que o resultado é caixa |
Quem mistura os dois numa conta só nunca sabe o que é sobra.
O particular adiantado engorda o caixa e esconde a obrigação. O convênio esvazia o caixa e esconde o resultado que já foi conquistado. Se a sua clínica atende os dois, mantenha as duas leituras separadas no fechamento: uma conta o que você ainda deve entregar, a outra conta o que você já entregou e ainda vai receber.
O paciente que abandona no meio: o saldo não executado não vira seu automaticamente
Aqui mora o autoengano mais caro.
O paciente pagou a reabilitação completa, fez duas sessões e sumiu. Passa um ano. O dono olha o saldo e conclui: "esse dinheiro é lucro".
A norma discorda. O CPC 47, item B45 reconhece que os clientes podem não exercer todos os seus direitos contratuais, e chama esses direitos não exercidos de quebra.
E o item B46 define o tratamento: se a entidade espera ter direito ao valor por quebra, ela deve reconhecer o valor esperado como receita proporcionalmente ao padrão de direitos exercidos pelo cliente; se a entidade não espera ter direito ao valor por quebra, deve reconhecer esse valor como receita quando a probabilidade de o cliente exercer seus direitos restantes tornar-se remota.
Repare no que isso significa na sua rotina: enquanto o paciente puder voltar e cobrar a entrega, o dinheiro continua sendo obrigação.
E ele volta. Paciente que sumiu por seis meses e reaparece querendo terminar o protocolo é situação comum em clínica de alto ticket. Se o dinheiro dele já foi distribuído, a execução vira custo puro.
A defesa aqui é operacional, não contábil: reduzir abandono. Veja por que o paciente abandona no meio do tratamento e como reduzir isso.
Desistência e reembolso: o que o Código de Defesa do Consumidor pesa nessa conta
Além da norma contábil, existe a régua legal, e ela também empurra na mesma direção.
O Código de Defesa do Consumidor, art. 51, inciso II declara nulas de pleno direito as cláusulas contratuais relativas ao fornecimento de produtos e serviços que subtraiam ao consumidor a opção de reembolso da quantia já paga, nos casos previstos no código.
O mesmo artigo, no inciso IV, considera nulas as cláusulas que estabeleçam obrigações iníquas, abusivas, que coloquem o consumidor em desvantagem exagerada ou sejam incompatíveis com a boa-fé ou a equidade.
Duas consequências práticas para o seu contrato de tratamento:
- Cláusula de perda total do valor pago em caso de desistência é terreno frágil. Contar com ela no planejamento financeiro é contar com um dinheiro que pode ser devolvido.
- Retenção do que já foi executado é conversa diferente de retenção do que não foi. O valor das sessões realizadas tem lastro; o saldo do que não aconteceu, não.
Não trate isto como parecer jurídico. Trate como sinalização de risco: leve o seu contrato de tratamento para o advogado da clínica revisar com o art. 51 em mãos, antes de precisar dele.
Tributação: a base é o preço dos serviços prestados, não o dinheiro que entrou
Muita clínica projeta imposto olhando o extrato. A norma do regime descreve outra coisa.
O recorte desta seção é o Simples Nacional, regime de boa parte das clínicas: a lei abaixo é a que rege esse regime, e Lucro Presumido e Lucro Real têm normas próprias. Antes de aplicar qualquer coisa daqui, confirme com a contabilidade em qual regime a sua clínica está.
A Lei Complementar 123/2006, art. 3º, §1º, que institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte e rege o Simples Nacional, define receita bruta como o produto da venda de bens e serviços nas operações de conta própria, o preço dos serviços prestados, o resultado nas operações em conta alheia e as demais receitas da atividade ou objeto principal, não incluídas as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos.
E o art. 18, §3º da mesma lei, que trata do valor devido mensalmente pela empresa optante pelo Simples Nacional, determina que sobre a receita bruta auferida no mês incidirá a alíquota efetiva, podendo tal incidência se dar, por opção do contribuinte e na forma regulamentada pelo Comitê Gestor, sobre a receita recebida no mês, sendo essa opção irretratável para todo o ano-calendário.
Três coisas que isso muda na sua mesa:
- No Simples Nacional, a base padrão acompanha o serviço prestado. Não é o depósito que define o mês, salvo se a empresa tiver feito a opção prevista na lei.
- A opção é anual e irretratável. Não dá para alternar conforme o mês fica bom ou ruim.
- Você precisa saber qual regime a sua clínica usa hoje. Essa é a primeira pergunta para a contabilidade, e ela muda a projeção de imposto de todo tratamento vendido adiantado.
Enquanto isso não estiver claro, provisione. Guardar imposto sobre o que entrou é conservador e barato; descobrir a diferença no fechamento do ano é caro.
Pró-labore e distribuição de lucro em cima de passivo
Esta é a consequência que dói no bolso do sócio.
Se a distribuição é calculada sobre o dinheiro que entrou, e parte desse dinheiro é obrigação de executar, os sócios estão retirando hoje o caixa que vai pagar o custo de amanhã.
O sintoma aparece com atraso, e é sempre o mesmo: a agenda de execução enche, o custo de protético e material dispara, e a clínica que "estava lucrando" precisa tomar crédito para entregar o que já vendeu.
A correção é simples de enunciar e exige disciplina para manter:
- Calcule a base de distribuição sobre o executado no período, não sobre o recebido.
- Trate o passivo de contrato como intocável na hora de definir a retirada.
- Deixe o pró-labore fixo e previsível, para que ele não oscile com o caixa que entra adiantado.
Se a discussão na sua sociedade é entre retirar e reinvestir, resolva antes qual é a base correta. Discutir percentual em cima de uma base errada só divide o erro entre os sócios.
Comissão do dentista e da CRC: paga na venda ou na execução
Se a comissão sai na assinatura do contrato, você transformou um passivo em despesa antes de ter receita.
Pensa assim: o paciente paga, o valor inteiro é obrigação de serviço, e você já retirou dali a comissão da CRC e o repasse do dentista. Se o paciente desistir e pedir restituição, o caixa devolve o valor cheio, mas a comissão já saiu.
As três políticas possíveis, com o efeito de cada uma:
- Comissão na venda: motiva o fechamento, mas antecipa despesa contra receita que ainda não existe e aumenta o prejuízo em caso de desistência.
- Comissão na execução: alinha despesa e receita no mesmo período, protege o caixa e desagrada quem vende, porque atrasa o pagamento.
- Comissão mista: parte no fechamento, parte na conclusão das etapas. Costuma ser o desenho que sustenta os dois lados.
O critério não é ideológico, é de sincronia: despesa deve acontecer no mesmo momento da receita que ela ajudou a gerar. Aprofunde em comissão sobre orçamento fechado ou sobre valor recebido.
Segregação do caixa: conta separada, reserva de execução e política escrita
Conceito não segura dinheiro. Conta separada segura.
A política mínima que funciona tem três camadas:
- Conta de execução. Ao receber um tratamento adiantado, transfira para uma conta separada o percentual que corresponde ao custo direto estimado de executar (cadeira, protético, material). Esse dinheiro não entra na conta de movimento.
- Reserva de restituição. Uma fração do saldo não executado fica reservada para devolução e cancelamento. O tamanho vem do histórico da sua própria clínica, não de uma regra genérica.
- Regra de saque escrita. Defina, por escrito e antes da tentação, que a conta de execução só é movimentada quando o procedimento acontece.
Dica: a transferência precisa acontecer no mesmo dia do recebimento, de forma automática se o banco permitir. Regra que depende de decisão semanal não sobrevive a um mês apertado.
O indicador que faltava: saldo de tratamento não executado e meses de cobertura
Você não controla o que não mede. E esse número quase nunca está no painel da clínica.
O saldo de tratamento não executado é a diferença, por paciente e no consolidado, entre o valor já recebido e o valor já executado. Não é termo da norma contábil: é o apelido gerencial do passivo de contrato, no formato que cabe na sua reunião de segunda.
A conta é direta:
Saldo não executado = valor recebido acumulado menos valor executado acumulado
E o segundo número, que é o que decide:
Meses de cobertura = caixa livre dividido pelo custo mensal estimado de executar o saldo em aberto
Exemplo hipotético: digamos que a sua clínica tenha um saldo não executado de R$ 300 mil e que executar tudo isso consuma R$ 50 mil por mês em cadeira, protético e material. Você precisa de seis meses de custo de execução guardados ou entrando, ou a agenda vai encontrar um caixa que não existe.
Acompanhe as duas linhas por mês:
- Saldo não executado subindo mais rápido que o executado: você está vendendo mais do que entrega.
- Saldo não executado caindo com faturamento estável: a agenda está limpando o passivo, e o resultado está virando real.
A agenda é o que baixa o passivo: comparecimento e no-show
Nenhum lançamento contábil transforma o passivo em receita. Só uma coisa faz isso: o paciente comparece e o procedimento acontece.
É por isso que buraco na agenda não é só sala vazia. É passivo que não desce.
Vale olhar o que acontece antes, na porta de entrada. Segundo dados internos da Odonto Results, no funil completo (IA, equipe e telefone) 20% a 40% dos leads viram agendamento e 20% a 50% dos agendados comparecem. É uma faixa da operação, não uma medição de recorte datado.
Um cuidado de escopo, porque a diferença importa: esse recorte descreve o funil de captação, ou seja, a avaliação agendada a partir do anúncio. Ele não mede o comparecimento do paciente que já pagou e está em tratamento, que é outra população e outro gatilho.
O que ele mostra e serve para o seu caso é o princípio: agendamento marcado e paciente na cadeira não são o mesmo número em lugar nenhum do funil. Quem planeja execução assumindo comparecimento integral vai errar a projeção de custo e de receita ao mesmo tempo.
Na prática, três alavancas baixam o passivo mais rápido:
- Agendar a próxima etapa antes de o paciente sair da clínica, em vez de "a gente te liga".
- Confirmar em mais de um canal, com lembrete próximo da data.
- Ter fila de encaixe pronta para ocupar a cadeira quando alguém falta, protegendo o custo fixo do dia.
Como registrar isso no software de gestão sem trocar de sistema
A boa notícia: você não precisa migrar de sistema para enxergar o passivo. Precisa de três campos e de disciplina no lançamento.
- Valor contratado por plano de tratamento. O total combinado com o paciente, aprovado e assinado.
- Valor recebido. Todo pagamento amarrado ao plano, e não solto no caixa do dia.
- Valor executado. Cada procedimento realizado, valorizado pelo preço do próprio plano.
Com esses três, o saldo não executado sai de subtração. Se o seu sistema não tiver o campo, mantenha uma planilha de conciliação mensal com uma linha por plano de tratamento em aberto.
Duas regras de higiene que evitam número sujo:
- Nunca lance recebimento sem vincular ao plano. Pagamento avulso destrói a conciliação.
- Feche o procedimento no dia em que ele acontece. Execução lançada com atraso inflaciona o passivo e assusta o sócio sem motivo.
Auditoria mensal: conciliar vendido, executado e saldo em aberto
Uma vez por mês, feche as quatro linhas abaixo. Leva menos tempo do que a reunião que você faz para adivinhar por que o caixa não bate.
| Linha do fechamento | Onde puxar | Pergunta que ela responde |
|---|---|---|
| Contratos fechados no mês | Relatório de fechamento comercial | Quanta obrigação nova entrou |
| Valor executado no mês | Procedimentos lançados no período | Quanto virou receita de verdade |
| Valor recebido no mês | Extrato mais relatório da adquirente | Quanto de caixa entrou |
| Saldo não executado acumulado | Recebido acumulado menos executado acumulado | Quanto você ainda deve entregar |
| Restituições e cancelamentos | Registro de desistência | Quanto do passivo saiu sem virar receita |
Três checagens rápidas em cima da tabela:
- Recebido bem maior que executado por vários meses seguidos indica passivo crescendo.
- Executado maior que recebido indica que você está entregando o que já recebeu antes, o que é saudável desde que o caixa acompanhe.
- Restituição subindo é alerta de venda mal qualificada, não só de paciente indeciso.
Sinais de alerta: faturamento crescendo e caixa sumindo
Esse par de sintomas quase sempre aponta para o mesmo diagnóstico. Se você reconhecer três ou mais itens da lista, o passivo já está sendo consumido:
- O faturamento sobe mês a mês, e o saldo em conta não acompanha.
- Você antecipa recebíveis com frequência para fechar a folha.
- A conta do laboratório assusta em meses de faturamento fraco.
- Existe uma pilha de tratamentos vendidos que "o paciente ainda vai marcar".
- A distribuição para os sócios é decidida olhando o extrato.
- Ninguém na clínica sabe dizer, de cabeça, quanto de tratamento pago está em aberto.
- Campanha de reativação traz de volta paciente antigo, e a agenda de execução engasga.
O item 7 é o mais traiçoeiro. Reativar paciente com saldo em aberto é ótimo para o relacionamento e péssimo para o caixa que já gastou aquele dinheiro.
Custo de capital de giro: quando você gasta o passivo e depois precisa de crédito
A conta final do erro é fácil de somar e desagradável de olhar.
Você recebeu adiantado, usou o dinheiro para custo fixo, distribuição ou expansão, e depois precisou executar. Como o caixa daquele tratamento já foi, entra crédito: antecipação, capital de giro, cheque especial.
Repare no que aconteceu: você pagou juros para entregar um serviço que já tinha sido pago à vista pelo paciente.
O custo financeiro nasceu de uma decisão de leitura, não de uma decisão de investimento. E ele volta todo mês enquanto a política de caixa não mudar, porque o próximo tratamento vendido vai financiar a execução do anterior.
Esse é o desenho que transforma clínica lucrativa em clínica endividada sem nenhum mês ruim de vendas no meio do caminho.
Para sair da esteira, ataque a origem, não a taxa:
- Congele a base de distribuição no valor executado, até o saldo em aberto voltar para um nível que você consiga bancar.
- Reserve o custo direto de execução no dia do recebimento, para que o próximo contrato não precise financiar o anterior.
- Acelere a execução do que está mais antigo em aberto, porque cada procedimento realizado converte obrigação em receita sem custo financeiro nenhum.
O efeito no DRE, no fluxo projetado e no valor de venda da clínica
Três leituras da mesma clínica mudam quando você separa o passivo do resultado.
No DRE. A receita do mês passa a refletir o que foi entregue, e a margem para de oscilar ao sabor da sazonalidade de fechamento. Você finalmente compara mês com mês.
No fluxo de caixa projetado. O saldo não executado vira uma projeção de saída futura, com data. Sem essa linha, a projeção mostra caixa disponível que já tem dono. Monte os próximos 12 meses com uma linha exclusiva para o custo de executar o saldo em aberto.
No valor de venda. Comprador sério faz diligência e encontra o passivo. Tratamento vendido e não executado é obrigação que o novo dono vai ter que entregar sem receber nada por isso, e ele desconta isso do preço.
A clínica que já controla esse saldo chega na negociação com número próprio, em vez de aceitar o desconto que o comprador arbitrar.
Seu próximo passo
- Meça o saldo hoje. Levante o valor recebido e o valor executado de cada plano de tratamento em aberto e calcule a diferença. Esse número, sozinho, já muda a próxima decisão de retirada.
- Separe o caixa e escreva a regra. Abra a conta de execução, defina o percentual que vai para lá no dia do recebimento e registre por escrito quando ela pode ser movimentada.
- Amarre comissão, distribuição e imposto na execução. Reveja a política de comissão, calcule a distribuição sobre o executado e confirme com a contabilidade em qual regime tributário a sua clínica está e qual base ela usa.
Quer transformar venda em paciente na cadeira, com agenda cheia o suficiente para baixar esse passivo no ritmo em que ele entra? Agende uma apresentação.
Perguntas frequentes
O dinheiro do tratamento pago e não executado é lucro ou dívida?
É dívida. Enquanto o procedimento não é executado, aquele valor representa uma obrigação sua de entregar um serviço, e não um resultado conquistado. Ele só vira receita à medida que o tratamento acontece. Ler esse saldo como lucro é o erro que faz a clínica distribuir dinheiro que ainda vai custar cadeira, protético, material e folha.
Como se chama, na contabilidade, o valor recebido antes de executar o tratamento?
Passivo de contrato. Pelo CPC 47, item 106, quando o cliente paga antes de a entidade transferir o serviço, o contrato deve ser apresentado como passivo de contrato no momento em que o pagamento for efetuado ou for devido, o que ocorrer antes. O Apêndice A do mesmo pronunciamento define passivo de contrato como a obrigação da entidade de transferir bens ou serviços ao cliente em relação aos quais já recebeu a contraprestação.
Posso distribuir lucro em cima de tratamento vendido e não executado?
Não sem risco. O valor ainda é obrigação, e a execução dele vai consumir caixa em cadeira, protético, material e folha. Distribuir sobre esse saldo é retirar hoje o dinheiro que paga o custo de amanhã. Calcule a distribuição sobre o executado no período, não sobre o recebido no período, e converse com sua contabilidade sobre a base correta.
O paciente sumiu no meio do tratamento: o saldo que sobrou é meu?
Não automaticamente. O CPC 47 chama isso de quebra (direitos não exercidos) e, no item B46, determina que a entidade que não espera ter direito ao valor por quebra só reconheça esse valor como receita quando a probabilidade de o cliente exercer seus direitos restantes tornar-se remota. Além disso, o Código de Defesa do Consumidor considera nula de pleno direito a cláusula que subtrai ao consumidor a opção de reembolso da quantia já paga, nos casos previstos no código.
Pago imposto sobre o dinheiro que entrou ou sobre o tratamento executado?
Depende do regime tributário da sua empresa, e isso é decisão da contabilidade. Se a clínica é optante pelo Simples Nacional, vale a Lei Complementar 123/2006, que define receita bruta como o preço dos serviços prestados e manda a alíquota incidir sobre a receita bruta auferida no mês, admitindo, por opção do contribuinte, a incidência sobre a receita recebida no mês, opção irretratável para todo o ano-calendário. Lucro Presumido e Lucro Real seguem normas próprias. Confirme em qual regime a sua clínica está antes de projetar imposto.
Preciso trocar de software de gestão para controlar isso?
Não. Dá para controlar com o que você já tem: separe no cadastro o valor contratado, o valor recebido e o valor executado por paciente, e feche o mês somando as três colunas. O saldo não executado é a diferença entre o recebido e o executado. Uma planilha de conciliação mensal resolve enquanto o sistema não tiver o campo nativo.